Hoe bepaalt u de uitgaven per medewerker?
Giften en relatiegeschenken zijn meestal persoonsgebonden. Personeelsvoorzieningen kunnen voor meerdere medewerkers bestemd zijn, zoals bijvoorbeeld een bedrijfsfitnessruimte.

De persoonsgebonden uitgaven rekent u toe aan de desbetreffende personen. Uitgaven die u doet voor een groep medewerkers, deelt u door het aantal personen dat van de voorziening gebruik maakt of gebruik kan maken. Zo kunt u per medewerker vaststellen of u het drempelbedrag hebt overschreden. Voor de gevallen waarin dat zo is, kunt u de btw over de uitgaven niet als voorbelasting aftrekken.

Rekenvoorbeeld
U geeft al uw personeel een kerstpakket van € 75 exclusief btw. Voor de helft van uw personeel hebt u bovendien een uitje verzorgd: kosten € 400 exclusief btw per persoon. Aan 1 werknemer hebt u een jubileumhorloge van € 150 exclusief btw cadeau gegeven. Hierbij geldt dan het volgende:

• U mag de btw aftrekken van het kerstpakket dat u geeft aan personeel waarvoor u geen uitje hebt verzorgd.
• U mag de btw van het horloge aftrekken, als u voor dit personeelslid geen uitje hebt verzorgd. De kosten (€ 225) blijven dan onder het drempelbedrag van € 227.
• U mag geen btw aftrekken van de kosten van het uitje.

Contante betaling en afschrijvingen
U telt alleen de uitgaven mee waarover u btw hebt betaald. Contante betalingen zoals een 13e maand of winstdeling tellen niet mee. Schrijft u af op uw personeelsvoorzieningen? Dan baseert u de uitgaven per jaar op een redelijke afschrijving. De afschrijving doet u op dezelfde manier als bij de inkomstenbelasting en de vennootschapsbelasting.

BTW terugbetalen
Hebt u btw afgetrokken voor uitgaven die boven het drempelbedrag liggen? Dan moet u deze btw terugbetalen.

Eigen bijdrage aftrekbaar tot 1 januari 2024
Ontvangt u van uw werknemers of relaties een eigen bijdrage voor de voorzieningen of de relatiegeschenken? Dan trekt u deze opbrengsten (exclusief btw), af van de uitgaven. Als de uitgaven op die manier onder het drempelbedrag komen, mag u de btw over de uitgaven aftrekken. Over de eigen bijdrage moet u btw betalen en aangeven in uw btw-aangifte.

Let op: Tot 1 januari 2024 kunt u deze opbrengsten (exclusief btw) aftrekken van de uitgaven. Als de uitgaven op die manier onder het drempelbedrag komen, mag u de btw over de uitgaven toch aftrekken. Vanaf 1 januari 2024 mag dit niet meer.